Récemment, le Comité populaire de Ho Chi Minh-Ville a publié le bilan de la campagne d’émulation intensive de 100 jours visant à bâtir une administration “compacité - rationalité - efficacité”, dans l'optique des congrès du Parti à tous les niveaux, en prévision du Ier Congrès du Parti de Ho Chi Minh-Ville et du XIVe Congrès national du Parti.
Un appareil allégé et des échelons réduits
Selon le Comité populaire, cette campagne a contribué à améliorer la structure organisationnelle et à créer les conditions permettant aux services, organismes et localités de renforcer leur rôle de conseil auprès du Comité municipal du Parti et du Comité populaire.
Le processus de réorganisation et de fusion des services et des localités a été mené conformément aux orientations fixées, dans les délais requis, avec qualité et efficacité.
Le Comité populaire souligne que, tout au long de la campagne, les unités ont maintenu la stabilité tout en menant leurs missions régulières et en réorganisant l’appareil administratif. Les activités n’ont pas été interrompues, et la qualité du traitement des dossiers pour les habitants et les entreprises est restée constante.
L’appareil réorganisé a été consolidé selon les principes de compacité et de réduction des échelons, avec une meilleure interconnexion et une limitation des chevauchements fonctionnels. L’affectation des cadres et fonctionnaires s’est faite de manière transparente, garantissant leurs droits et respectant leurs compétences.
“Le processus de transition n’a pas provoqué de perturbations majeures. Il a maintenu la stabilité interne et instauré un environnement de travail plus efficace”, précise le rapport.
Les services ont intégré des bases de données sectorielles pour faciliter la réutilisation des informations, réduire les formalités, appliquer les textes réglementaires et adopter les outils technologiques, notamment dans la gestion intelligente du trafic urbain.
Charge de travail accrue et ressources limitées
Cependant, au début de la fusion, certaines communes et quartiers ont rencontré des difficultés. Certains fonctionnaires n’ont pas immédiatement adapté leurs méthodes de travail, affectant temporairement la qualité et la rapidité du traitement des dossiers.
De nouvelles missions, liées à la transformation numérique, à la réforme administrative et à la protection sociale, ont augmenté la pression sur les administrations locales.
La modification des limites administratives a élargi le périmètre de gestion, augmentant le volume de travail. Les locaux du Centre de services administratifs publics sont insuffisants et les équipements obsolètes pour répondre aux exigences numériques.
Au début de l’application du modèle de gouvernement à deux niveaux, les délais de traitement ont été prolongés pour certains dossiers nécessitant l’interconnexion entre secteurs, tels que le foncier, la construction ou l’enregistrement des entreprises.
Des réclamations ont parfois surgi suite au changement de service compétent ou à des erreurs de mise à jour des données. Les fonctionnaires devaient gérer ces dossiers tout en finalisant les procédures internes, affectant la productivité et la qualité.
Le Comité populaire estime que ces limites résultent du caractère récent du modèle à deux niveaux et d’une coordination encore partielle entre services, entraînant des hésitations dans la répartition des missions.
De plus, le volume de travail reste important alors que les effectifs et ressources de certaines communes et quartiers sont limités. L’affectation après fusion n’est pas toujours parfaitement adaptée aux compétences, et le changement d’environnement de travail a nécessité un temps d’adaptation supplémentaire.
Synchronisation des bases de données sectorielles
Pour bâtir une administration “compacte, rationalisée et performante”, Ho Chi Minh-Ville poursuivra la révision et la promulgation des procédures internes et règlements de coordination entre services dans le modèle à deux niveaux.
La ville standardisera les procédures interconnectées, en particulier dans les domaines sensibles : foncier, construction, enregistrement des entreprises, état civil, assurance sociale.
La ville complétera et synchronisera les bases de données sectorielles (population, foncier, entreprises, ressources naturelles et environnement, assurance sociale, état civil…), intégrées au nouveau code de délimitation administrative.
Elle reliera les logiciels de gestion de dossiers entre la ville, les services et les comités populaires locaux pour assurer un traitement électronique fluide, transparent et précis. Les outils numériques seront utilisés pour suivre et évaluer le traitement des dossiers, avec des mécanismes de supervision et d’évaluation.
Ho Chi Minh-Ville organisera des formations régulières pour les agents, en particulier ceux chargés des dossiers administratifs, afin de maîtriser les nouvelles procédures et outils numériques.
L’administration renforcera l’esprit de service public, l’initiative et la coordination intersectorielle, tout en mettant fin aux situations d’évitement de responsabilités. Des mécanismes de récompense valoriseront les initiatives efficaces.
Le rôle du Centre de services administratifs publics et du Portail des services publics sera renforcé pour recevoir, assister et répondre aux questions des habitants.
Modèles et initiatives innovants
Après 100 jours, Ho Chi Minh-Ville souligne que 100 % des procédures administratives ont été publiées à temps et affichées selon la réglementation. L’ensemble des documents officiels est désormais échangé par voie électronique, sauf les documents classifiés.
Le taux de traitement dans les délais est supérieur à 98 %. La satisfaction des habitants vis-à-vis des services locaux dépasse 95 %.
Chaque organisme et localité a mis en place au moins un modèle ou une initiative de réforme administrative ou de transformation numérique.
Par exemple, le Département de la Culture et de l’Information a proposé l’autorisation de 12 nouvelles missions après la mise en place du gouvernement à deux niveaux, déployé un système de reçus automatiques pour les formalités d’importation de produits culturels non commerciaux, et utilisé Google Sheets pour suivre les délais et guider les habitants et entreprises vers les procédures en ligne.
Le Département de l’Éducation a perfectionné la base de données sectorielle, connectée à la population, et mis en place des salles de réunion “sans papier” et des plateformes de réunion en ligne.
Le Département de la Construction a lancé un chatbot pour consulter les procédures, standardisé les procédures internes et renforcé l’accueil des dossiers, améliorant transparence et commodité.
Le Département des Affaires ethniques et religieuses a finalisé le “Manuel du travail ethnique et religieux”, diffusé aux services et aux 168 communes et quartiers.
La transformation numérique a été renforcée avec 395 services publics en ligne et 23 000 foyers utilisant les paiements sans numéraire dans les secteurs des ressources naturelles et de l’environnement.
