Ce plan vise à garantir l’application intégrale et complète des dispositions de la Convention, tout en introduisant progressivement les services d’apostille électronique (e-apostille). Il vise également à perfectionner le cadre juridique afin de faciliter l’utilisation transfrontalière des documents publics entre le Vietnam et les autres États parties, et à définir clairement les responsabilités des ministères et organismes concernés pour assurer une mise en œuvre coordonnée et efficace.
Conformément à ce plan, le ministère des Affaires étrangères mènera des campagnes de communication et élaborera des documents d’orientation en coordination avec les ministères, les autorités locales et les représentations diplomatiques vietnamiennes à l’étranger. Il rédigera également un décret gouvernemental d’application de la Convention, qui devra être soumis avant le 15 juin.
Le ministère des Affaires étrangères mettra en place un système de délivrance et de gestion des apostilles, comprenant une base de données électronique et des procédures de contrôle. Il coordonnera la participation du Vietnam aux réunions de la Conférence de La Haye de droit international privé, participera à des programmes d’échange d’informations et de formation, et traitera les demandes de vérification émanant d’autres États membres.
Des programmes de formation seront organisés à l’intention des fonctionnaires chargés de la délivrance et de la réception des documents publics, notamment ceux qui sont chargés de reconnaître les apostilles étrangères.
Afin de prévenir la fraude, le ministère de la Sécurité publique collaborera avec le ministère des Affaires étrangères et les autres autorités compétentes pour vérifier et traiter les cas de faux documents et recommander des mesures préventives.
Une base de données électronique centralisée pour les apostilles et un système informatique interne seront développés afin de faciliter leur délivrance et leur gestion, notamment pour les spécimens de sceaux, de signatures et de données d’authentification.
Des services publics en ligne seront accessibles via le Portail national de la fonction publique, permettant le dépôt, le traitement et le retour des résultats par voie électronique, conformément aux normes légales. Le système devrait être pleinement opérationnel avant le 11 septembre 2026, date d’entrée en vigueur de la Convention au Vietnam.
L’apostille est la formule prévue par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 pour tenir lieu de légalisation d’un acte public. Lorsque deux États ont ratifié cette convention internationale, elle se substitue à la double légalisation obligatoire.
Le Vietnam a achevé les principales procédures initiales d’adhésion à la Convention Apostille, franchissant ainsi une étape importante en matière de réforme administrative et d’intégration internationale.
Figurant parmi les traités les plus largement adoptés de la Conférence de La Haye, la Convention Apostille simplifie l’authentification des documents publics échangés entre les pays.
Ainsi, au lieu de passer par les deux étapes, à savoir l’authentification par le pays émetteur et la légalisation par l’ambassade ou le consulat étranger, les documents ne nécessitent désormais qu’un seul certificat d’apostille pour être légalement reconnus entre les États membres.
Une fois en vigueur, la Convention devrait apporter des avantages concrets aux citoyens et aux entreprises en réduisant les délais et les coûts administratifs, en facilitant la mobilité transfrontalière, l’éducation, l’emploi et l’investissement, et en améliorant l’environnement des affaires au Vietnam.
